Externaliser son secrétariat : les avantages et les inconvénients

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Externaliser son secrétariat : les avantages et les inconvénients

Ces dernières années, le secrétariat indépendant connaît de plus en plus de succès. Le nombre d’entreprises ou de particuliers ayant recours aux services ne cesse d’augmenter. Certes, l’assistance libre est pratique, mais elle comporte aussi ses inconvénients.

Au début, le secrétaire indépendant était un particulier qualifié intervenant depuis son domicile. Certains pouvaient se spécialiser dans un domaine particulier comme le médical, le juridique ou encore les assurances. Ensuite, le milieu de l’assistanat externalisé a connu de grands changements grâce à Internet. Aujourd’hui, le travail peut se faire en ligne. Puis, des agences de secrétariat ont vu le jour pour concurrencer les particuliers. Qu’est-ce que les entreprises ont à gagner en externalisant leur secrétariat ?

Les avantages

Pour les entreprises et les professions libérales, le secrétariat libre est surtout intéressant sur le plan financier. Certes, le service n’est pas gratuit. Cependant, il impute moins de charges et permet d’éviter un engagement. Effectivement, l’assistanat indépendant ne nécessite pas un contrat sur une longue durée.

Les inconvénients

Beaucoup reprochent au système le manque de contrôle sur le bureau ou l’agent externe. Ce dernier facture normalement ses heures de travail. Le client ne dispose d’aucun moyen pour vérifier le temps effectif. La question de la confidentialité constitue aussi un obstacle pour certaines entreprises. Pendant la collaboration, le secrétaire indépendant peut avoir accès à des documents confidentiels. Une situation délicate.

Les mutations

Prochainement, le milieu de l’assistanat externe pourrait encore connaître de grands bouleversements. Cela grâce à l’avènement du Big Data. Le Big Data indique une masse de données devenue si importante que son traitement avec les moyens conventionnels de gestion d’information ne suffit plus (voir ici). Afin de solutionner cela, de nouveaux systèmes de visualisation doivent être mis en place. Des institutions renommées, comme le MIT (Massachusetts Institue of Technology) aux Etats-Unis, se penchent déjà sur la question.

Bientôt, un congrès sur l’univers du Big Data se tiendra à Paris lors de la 4ème édition du congrès « Big Data Paris ». Au programme de cet évènement : des expositions, des ateliers de mise en pratique, des conférences menées par des experts de haut niveau dans le domaine du Big Data et des rencontres entre professionnels.

D’après vous, une entreprise peut-elle tout externaliser, même son secrétariat ? A vos commentaires.

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  1. Laurent C. · 9 février 2015 Laurent

    Bonjour, je m’appelle Laurent et je dirige une petite PME. J’ai un moment hésité à externaliser mon secrétariat. La raison principale était de faire des économies. J’ai donc fait des recherches et je me suis renseigné. Finalement, les avantages n’étaient pas suffisants et les inconvénients trop nombreux. A aucun moment je ne regrette mon choix d’avoir conservé le secrétariat en interne, cela me parait beaucoup plus simple et pratique.

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